Stavanger Aftenblad foretrekker å motta inngående faktura elektronisk på EHF format. EHF-faktura er en elektronisk faktura produsert og sendt av ditt økonomisystem eller EHF-webfakturaportal som kan behandles maskinelt og overføres direkte til vårt økonomisystem. Ved bruk av EHF vil fakturaen mottas umiddelbart av Stavanger Aftenblad, og distribueres direkte til din kontaktperson. Dette sørger for at vi kan behandle din faktura hurtig og effektivt.
Informasjon ved utstedelse av faktura
For at Stavanger Aftenblad skal kunne effektivisere behandlingen av innkommende fakturaer/kreditnotaer hurtig og korrekt er det viktig at EHF utstedes riktig.
Fakturaadresse:
Stavanger Aftenblad AS
Postboks 6542
7439 TRONDHEIM
Stavanger Aftenblad er ELMA registrert og bruker organisasjonsnummer: 990 412 987 . Som «deres ref» bruker du mobilnummeret til din kontaktperson i Stavanger Aftenblad. Mobilnummeret må skrives uten mellomrom og kontaktpersonens navn skal ikke oppgis.
Dersom det ikke er mulig for deg å benytte EHF-faktura, kan du legge ved fakturaen som en pdf-fil og sende som e-post til: Invoice.6542@kollektor.no. Denne epostadressen er et rent fakturamottak, og vil ikke bli besvart. Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din kontaktperson i Stavanger Aftenblad.
Spørsmål og svar om EHF faktura
Hvordan lager jeg EHF-faktura?
Det er to måter å lage en EHF-faktura på.
Ved hjelp av ditt økonomisystem, dersom dette støtter EHF.
Ved hjelp av en webfakturaportal som kan levere fakturaer på EHF.
Undersøk først med din regnskapsfører / økonomiavdeling om ditt økonomisystem kan produsere EHF-faktura. Dersom dette ikke er mulig, benytter du en webfakturaportal som kan sende EHF-fakturaer. Det finnes en rekke slike fakturaportaler, både komplette løsninger og enkle løsninger. En liste over tilbydere av fakturaportaler finnes her: Anskaffelse av EHF fakturasystem. Kontakt gjerne flere ulike tilbydere for å skaffe deg et inntrykk av de ulike løsningene og tilhørende kostnader. Dersom du ikke har benyttet EHF-faktura tidligere, kan det være en god idé å undersøke om leverandørene tilbyr en innføring i hvordan fakturaportalen virker.
Hva er Stavanger Aftenblad’s fakturaadresse?
Stavanger Aftenblad er ELMA-registrert og bruker organisasjonsnummer 990 412 987. Som «deres ref» bruker du mobilnummeret til din kontaktperson i Stavanger Aftenblad. Mobilnummeret må skrives uten mellomrom og kontaktpersonens navn skal ikke oppgis. Dersom det ikke er mulig for deg å benytte EHF-faktura, kan du legge ved fakturaen som en pdf-fil og sende som e-post til: Invoice.6542@kollektor.no. Denne e-postadressen er forøvrig et rent fakturamottak og blir ikke besvart. Dersom du har spørsmål som må besvares, må du kontakte din kontaktperson i Stavanger Aftenblad.
Hva oppgir jeg som «deres ref»?
Mobilnummeret til din kontaktperson i Stavanger Aftenblad. Mobilnummeret må skrives uten mellomrom og kontaktpersonens navn skal ikke oppgis i «deres ref».
Er det vanskelig å lage EHF-fakturaer?
Nei, men som med enhver ny løsning vil det være en ting eller to som er nytt. Kontakt din regnskapsfører, økonomiavdeling eller leverandør av EHF-løsningen for eventuell bistand ved de første faktureringene.
Er EHF-faktura noe spesielt for Stavanger Aftenblad?
EHF er en forkortelse for elektronisk handelsformat. Dette er et nasjonalt format for produksjon av elektroniske fakturaer og er i bruk hos svært mange bedrifter. I skrivende stund er i underkant av 32.000 virksomheter, herunder alle offentlige virksomheter, registrert som mottakere av EHF-fakturaer.
Koster det penger å sende faktura til Stavanger Aftenblad?
Nei. Stavanger Aftenblad tar seg ikke betalt for å motta fakturaer. På samme måte som det påløper kostnader til porto og trykksaker, kan det påløpe kostnader til leverandøren av din EHF-løsning. Kostnaden er avhengig av hvilken EHF-løsning du bruker. Kostnaden kan for eksempel være inkludert i prisen for ditt økonomisystem, eller det kan påløpe en abonnements- og/eller stykkpris til din webfakturaportal.
Er EHF-faktura og elektronisk faktura det samme?
Alle EHF-fakturaer er elektroniske fakturaer, men alle elektroniske fakturaer er ikke nødvendigvis EHF-fakturaer. EHF er et standardformat for produksjon av elektroniske fakturaer.
Er pdf-faktura sendt pr mail en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura sendes direkte fra avsender til mottakers fakturasystem. En pdf-faktura sendt pr mail må behandles ved utsendelse og mottak, og er ikke en elektronisk faktura.
Hva er ELMA?
ELMA er en forkortelse for «Elektronisk mottakeradresseregister». Dette er et norsk register der mottakere av EHF-fakturaer kan legge inn sine elektroniske adresser. Stavanger Aftenblad er ELMA-registrert og bruker organisasjonsnummer: 990 412 987. I skrivende stund er i underkant av 32.000 virksomheter registrert i ELMA.
Jeg har blitt kontaktet av e360 på vegne av Stavanger Aftenblad. De har gitt meg et tilbud på en EHF-løsning. Må jeg benytte denne leverandøren for å kunne sende EHF-fakturaer til Stavanger Aftenblad?
Nei. Du står fritt til å benytte hvilken som helst leverandør av EHF-fakturaer.
Hvorfor har e360 kontaktet meg på vegne av Stavanger Aftenblad?
Stavanger Aftenblad benytter svært mange leverandører og det er en krevende jobb å informere alle disse om vår overgang til EHF-fakturaer. Vi har av den grunn inngått en avtale med e360 som vår aktiveringspartner. Dette betyr at e360 kontakter alle våre leverandører for å informere om vår overgang til EHF-fakturaer. For de som velger å benytte seg av e360s løsning, vil dette selskapet fortløpende bistå med det praktiske i forhold til overgangen til EHF-fakturering. Alle våre leverandører står fritt til å benytte en hvilken som helst leverandør av EHF-fakturaer.
Hvor kan jeg lære mer om EHF-fakturering?
De ulike leverandørene av EHF-løsninger har informasjon om løsningen på sine nettsider. På Difis fagsider om offentlige anskaffelser finnes det også en del info om EHF-generelt: http://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel/temaer-elektronisk-handel
Om du foretrekker video, kan Difis leverandøraktiveringskurs på Youtube gi en kort innføring: